PENGELOLAAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI HUKUM DAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN DENGAN MENGGUNAKAN OTOMASI

Oleh : Agus Widji, SH., MH .


I. Pendahuluan

Keberhasilan suatu instansi pengelola dokumentasi dan informasi hukum dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya untuk mencapai suatu tujuan, dapat di lihat dari sampai sejauh mana upaya yang dilakukan agar dapat mempermudah pekerjaaanya. Kemajuan teknologi informasi yang demikian pesatnya mempunyai daya tarik tersendiri bagi manusia pada umumnya dan pengelola dokumentasi dan informasi hukum pada khususnya untuk melaksanakan otomasi secara menyeluruh. Selain sangat membantu dalam pekerjaan mengelola dokumentasi, otomasi juga sangat efisiens dalam hal penggunaan waktu.
Era globalisasi memberikan dampak yang baik bagi pelaksanaan otomasi, karena mendorong pengelola dokumentasi untuk mau tidak mau turut serta di dalamnya. Teknologi Informasi yang merupakan bagian dari otomasi menjadi sangat krusial bagi pengolah dokumentasi, karena dapat mempermudah pelaksanaan dokumentasi secara maksimal.

Permasalahan yang ada dan timbul dalam pelaksanaan pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum selama ini, seperti adanya penumpukan bahan/data dan proses pekerjaan yang memerlukan tahapan panjang dalam mengelola dokumentasi dimana menyebabkan lambatnya penyebaran informasi kepada masyarakat. Maka timbul suatu tekad yang kuat bagi pengelola dokumentasi untuk melangkah maju ke depan dengan mencari sesuatu yang dapat membantu meringankan, mempermudah dan efisiensi dalam pekerjaannya. Mengingat pentingnya bahan/data hukum untuk diinformasikan kepada masyarakat, maka sangat diperlukan adanya suatu alat bantu yang dapat dipergunakan untuk menanggulangi masalah proses pengolahan bahan/data hukum tersebut.
Pelaksanaan otomasi dengan memanfaatkan teknologi informasi menjadi sesuatu yang diharapkan oleh semua komunitas di dunia ini, karena apabila tepat dalam penggunaannya akan membawa kepada kepuasan tersendiri. Pembuatan Sistem informasi Hukum Nasional, database peraturan perundang-undangan dan database lainya dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam mengelola dokumentasi merupakan upaya yang mencerminkan pelaksanaan otomasi.
Perlu adanya mekanisme yang teratur dan berkesinambungan untuk mengenalkan hukum yang berlaku pada masyarakat. Penyebaran informasi hukum hendaknya dapat memberikan jaminan kepada masyarakat agar benar-benar mendapatkan peraturan, atau hukum yang terbaru, sehingga dalam mengambil keputusan masyarakat tidak mengacu pada ketentuan yang salah. Dalam bidang pendidikan misalnya, apakah masyarakat pada umumnya tahu adanya peraturan yang mengatur hak dan kewajiban yang berlaku baginya ? Sebagaimana dijelaskan pada Amandemen Ke IV Undang Undang Dasar 1945 tepatnya Pasal 31 ayat (1) yang menyebutkan,
“Setiap warga negara berhak mendapatkan pendidikan” dan Pasal 31 ayat (2) yang menyebutkan “Setiap warga negara wajib mengikuti pendidikan dasar dan pemerintah wajib membiayainya”
Peningkatan terhadap Sumber Daya Manusia sebagai pelaku teknologi informasi perlu juga diperhatikan secara serius. Selain sebagai pelaku, tetapi juga sebagai inspirator yang mengatur jalannya pelaksanaan otomasi.
Uraian di atas menjelaskan bahwa untuk meningkatkan kemampuan pelayanan dan kualitas informasi mengenai hukum dan peraturan perundang-undangan serta bahan hukum lainnya kepada masyarakat luas atau publik, diperlukan pengelolaan dokumentasi dan informasi serta peraturan perundang-undangan yang lebih mengutamakan pada pelaksanaan otomasi secara menyeluruh dan berkesinambungan.
II. LANDASAN HUKUM PENYEBARLUASAN INFORMASI

Dalam melaksanakan tugasnya pengelola dokumentasi dan informasi hukum mengacu kepada ketentuan-ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar hukum penyebarluasan informasi, antara lain :

1. Amandemen UUD 1945 pasal 28f menyebutkan :
“Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia”.

2. Undang-undang Nomor 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
- Pasal 51 menyebutkan :
“Pemerintah wajib menyebarluaskan Peraturan Perundang-undangan yang telah diundangkan dalam Lembaran Negara Republik Indonesia atau Berita Negara Republik Indonesia.
- Pasal 52 menyebutkan :
“Pemerintah Daerah Wajib Menyebarluaskan Peraturan Daerah yang telah diundangkan dalam Lembaran Daerah dan Peraturan dibawahnya yang telah diundangkan dalam Berita Daerah”.

3. Keputusan Presiden Nomor 91 Tahun 1999 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional.
Pasal 1 menyebutkan :
Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum adalah suatu sistem pendayagunaan bersama peraturan perundang-undangan dan bahan dokumentasi hukum lainnya secara tertib, terpadu dan berkesinambungan serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah, cepat dan akurat.


II. ASPEK OTOMASI

Otomasi adalah pengolahan data dokumentasi dengan menggunakan/memanfaatkan alat elektronik/teknologi informasi.
Berbicara mengenai Otomasi tentunya tidak terlepas dari teknologi informasi dan komunikasi yang selalu mengalami perkembangan.
Ada beberapa aspek/komponen-komponen pokok Otomasi, dimana antara yang satu dengan lainnya saling terkait. Komponen-komponen tersebut antara lain :

1. Teknologi Komputer, yang menjadi pendorong utama perkembangan teknologi informasi.

Langkah awal yang harus dipersiapkan dalam rangka pelaksanaan otomasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengolah data/bahan dokumentasi yaitu menyiapkan infrastruktur.

a. Perangkat Keras (hardware)
Penyediaan Komputer merupakan kebutuhan utama dari infrastruktur berupa hardware/perangkat keras.
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat, tepat dan akurat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanyalah sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.
Komputer dapat dimanfaatkan baik secara Stand alone (komputer yang berdiri sendiri), dan Komputer jaringan (komputer yang terhubung dengan komputer lainnya).
Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi dan kecepatan proses serta transfer pengiriman data yang cepat juga menjadi yang pokok. Apalagi dengan adanya, jaringan LAN, MAN, WAN, Intranet, dan Internet.
Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan hardware atau komputer apa yang cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Kualitas dan garansi yang jelas serta mudah suku cadangnya di dapat apabila terjadi kerusakan. Software/driver sebagai pelengkap untuk dapat beroperasinya komputer tersebut juga perlu dipertanyakan keberadaannya, agar tidak ada ketergantungan terhadap pihak lain atau vendor penyedia komputer.
Arsitektur atau konfigurasi Jaringan LAN, MAN, WAN apabila akan digunakan, sebaiknya juga harus di persiapkan agar mudah dalam menyetup dan mengontrolnya.


b. Perangkat Lunak (software)
Perangkat Lunak (Software) dapat diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan ke dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Beberapa perguruan tinggi bahkan sekarang telah banyak membuat dan mengembangkan sistem pengelolaan dokumentasi sendiri.
Badan Pembinaan Hukum Nasional Departemen Hukum Republik Indonesia sendiri telah membuat program pengolah data (Khaidah), database peraturan perundang-undangan (Premise) dan
sistem informasi hukum nasional berbasis web (Sisfokumnas).

Menentukan/memastikan Software yang akan digunakan, antara lain :

• Apakah Membangun sendiri
• Apakah Mengontrakan keluar, dalah hal ini ke konsultan
• Apakah Membeli software jadi yang ada di pasaran
Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus
1. Sesuai dengan keperluan
2. Memiliki ijin pemakaian
3. Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.

Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang bisa menyesuaikan dengan yang digunakan oleh sejumlah pengguna. Sebagian besar pengguna biasanya menggunakan software/aplikasi yang umum digunakan perkantoran, misalnya Windows ataupun Microsoft Office. Tentunya juga pembelian software harus cocok dan sesuai agar dapat dioperasikan oleh perangkat keras.

2. Teknologi Telekomunikasi, yang menjadi inti proses penyebaran informasi secara massal dan mendunia.

Berbicara masalah teknologi Telekomunikasi, tentunya tidak terlepas dari ilmu komunikasi.
Secara ilmiah Komunikasi dapat berarti suatu proses penyampaian pesan atau informasi dari pengirim (komunikator/Sender) kepada penerima (komunikan/receiver) dengan menggunakan simbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung (menggunakan media) untuk mendapatkan umpan balik (feedback).
Media Penyampaian pesan atau informasi dari pengirim (komunikator/Sender) kepada penerima (komunikan/receiver) secara tidak tidak langsung ini biasa dikenal dengan sebutan telekomunikasi. Teknologi telekomunikasi ini sangat penting sekali, terutama dalam hal penggunaan jaringan komputer berbasis internet.
Dengan digunakannya komputer sebagai sarana penunjang dalam pengelolaan dokumentasi dan informasi yang demikian pesatnya, hal ini mendorong pengelola dan pelaku teknologi berfikir lebih maju kedepan. Keinginan agar dokumentasi dan informasi dapat di ketahui dan dapat diakses oleh publik ke seluruh dunia, maka komputer tersebut ditingkatkan kemampuannya dengan menambahkan modem yang dikaitkan dengan line telepon (penggunaan teknologi telekomunikasi).
Internet ini merupakan teknologi informasi yang dapat menjadi solusi atau cara untuk menyebarkan informasi khususnya di bidang hukum dengan cepat tepat dan akurat serta efisien. Dengan meletakkan informasi ke internet, maka siapapun akan dapat dengan mudah memperoleh informasi hukum yang diinginkan.
Mungkin timbul pertanyaan bagi yang telah memiliki sarana komputer di instansi masing-masing, bagaimana caranya dapat meningkatkannya menuju ke internet ?
Jawabannya tentu selain harus melengkapi komputer dengan modem dan sambungan line telepon, juga harus mencari ISP (Internet Service Provider) penyedia jasa koneksi internet yang ada pada tempat atau daerah masing-masing.
Selain internet, penggunaan teknologi telekomunikasi yang lain adalah telekonfren. Telekonfren ini dapat berfungsi sebagai alat seminar jarak jauh, tukar menukar informasi jarak jauh, pengobatan/kegiatan medik jarak jauh.

3. Muatan Informasi (content), yang menjadi faktor pendorong utama implementasi teknologi dalam seluruh bidang-bidang kegiatan manusia.

Fungsi utama suatu pusat atau pengelola informasi adalah menjawab pertanyaan atau memenuhi kebutuhan informasi para pengguna/pencari informasi. Oleh karena itu sebagai pusat atau pengelola informasi harus senantiasa mempersiapkan diri dengan menata dan meningkatkan muatan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi para pengguna. Muatan Informasi ini yang biasa dikenal orang dengan sebutan Content/Isi atau informasi . Selain itu pusat atau pengelola informasi haruslah memiliki pengetahuan yang cukup dan harus dapat mendayagunakan koleksi informasi baik yang dimiliki sendiri maupun dimiliki pihak lain. Pada prinsipnya proses layanan informasi selalu berorientasi kepada kepentingan pengguna, maka dari itu sudah sewajarnya dalam melayani harus mengetahui apa yang diperlukan oleh pengguna atau pencari informasi. Petugas sebaiknya mengenal berbagai sumber informasi yang biasanya mengeluarkan produk dokumentasi. Kemampuan dalam mengeksploitasi produk dokumentasi juga sangat penting.

4. SUMBER DAYA MANUSIA (SDM), yang menjadi pelaksana perkembangan teknologi informasi.

a. Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.
b. Menentukan staf yang berdedikasi tinggi. (bertanggung jawab akan pekerjaannya).
c. Menentukan staf yang berkualitas (memiliki disiplin ilmu atau keahlian sesuai bidang pekerjaannya / proporsional).
d. Menyiapkan kaderisasi sebagai cadangan/pengganti pelaksana teknologi informasi.

5. Dukungan Pimpinan, yang merupakan kebijakan dalam hal melaksanakan atau tidaknya otomasi dan dalam hal penyediaan anggaran.


III. PELAKSANAAN OTOMASI DI BPHN

Badan Pembinaan Hukum Nasional Departemen Hukum Republik Indonesia dalam mengelola Dokumentasi dan Informasi serta peraturan Perundang-undangannya telah melaksanakan otomasi dengan menggunakan/ memanfaatkan teknologi Informasi dan komunikasi.
Membangun sebuah Sistem Informasi Hukum tentunya tidak terlepas dari komponen-komponen dasar yang menjadi pilar berdirinya sistem itu sendiri yang meliputi komponen-komponen seperti infrastruktur (teknologi komputer), teknologi telekomunikasi, content (isi/data), Sumber Daya Manusia, yang akan berhubungan dengan manajemen sistem informasi hukum.
Teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi bersinergi dengan Sistem Informasi menjadi Teknologi Informasi yang dikenal sekarang ini dan menjadi faktor pendorong utama implementasi teknologi dalam seluruh kegiatan manusia terutama proses penyebaran informasi secara massal dan mendunia. Perkembangan teknologi informasi dan konvergensi media telekomunikasi telah mengubah kegiatan manusia yang sebelumnya dilakukan secara manual kemudian bergeser dengan menggantungkan pada kecanggihan sistem komputer, sistem jaringan komputer maupun sistem datanya yang antara lain sangat menonjol adalah penggunaan internet dalam pengelolaan informasi.
Untuk melaksanakan tugasnya sebagai institusi penyedia data dan informasi hukum, BPHN telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang sampai saat ini terus berkembang sebagai berikut :

1. Program KHAIDAH ( program pengolah Data dalam bentuk Katalog).
Awal pelaksanaan otomasi yang dilakukan oleh Badan Pembinaan Hukum Nasional adalah membuat program Pengolah Data untuk digunakan menginput data dalam bentuk katalog. Program ini juga dapat digunakan sebagai program penelusuran.

2. Database CD-ROM Peraturan Perundang-undangan dengan Program Premise
Sampai dengan saat ini BPHN telah berhasil membuat berbagai database naskah lengkap Peraturan Perundang-undangan versi CD-ROM dengan menggunakan Program Premise. CD-ROM dimaksud merupakan media penyebarluasan dan penyajian informasi hukum. Keberadaan CD-ROM peraturan dimaksud diakui oleh anggota-anggota Jaringan, karena sangat membantu dan mudah penggunaannya.
Dengan keberhasilannya itu, BPHN membuka diri untuk menjalin kerjasama dengan para anggota jaringan dalam pembuatan CD-ROM peraturan.
Saat ini telah banyak Anggota Jaringan dari Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota yang bekerja sama dengan BPHN untuk membuat database peraturan versi CD-ROM dari produk hukum daerah yang dimilikinya. Bila saja setiap instansi anggota jaringan mengupayakan untuk membuat database peraturan versi CD-ROM tersebut, maka akan tersedia ratusan CD-ROM yang mencerminkan kondisi hukum masing-masing daerah seluruh Indonesia, sehingga peta hukum Indonesia dapat diketahui secara mudah. CD-ROM peraturan ini sekaligus menjadi media penyebarluasan informasi hukum dan media tukar menukar produk hukum yang dimiliki antar anggota jaringan. Dengan adanya sarana ini kegiatan perencanaan, penelitian, pengkajian dan perbandingan hukum dapat dilakukan lebih mudah dan terintegrated.
Tahun 2005 BPHN telah menghasilkan Database CD-ROM Peraturan Perundang-undangan Tahun 1946 – 2004. Pada tahun 2006 ini sedang dilakukan proses pembuatan Database CD-ROM Peraturan Perundang-undangan Tahun 1945 – 2005 yang dilengkapi dengan Status berlakunya.
Untuk membangun Database CD-ROM Peraturan Perundang-undangan tersebut, BPHN telah menyiapkan infrastruktur sebagai berikut :

a. Perangkat keras (Hardware) berupa :
12 Unit komputer dengan beragam Type,
1 unit CD RW Eksternal,
1 unit CD Duplicator (1-7),
5 Unit printer.

b. Perangkat Lunak (Software) :
- DOS, Windows (Operating System)
- MS Office (Aplikasi)
- Word Perfect 5.1 (Pengolah kata)
- Premise Publisher (Database)
- Premise Research (Program Penelusuran)




2. “Grand Design” Sistem Informasi Hukum Nasional (Sisfokumnas)
Kemajuan terakhir yang dicapai oleh BPHN adalah Pembangunan Grand Design System Informasi Hukum Nasional secara elektronik berupa portal situs bphn. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mewujudkan system pangkalan data hukum berbasis jaringan internet (Web). Situs bphn idealnya dapat memberikan kemudahan dan kecepatan akses publik dalam memperoleh informasi hukum terbaru sebagaimana diharapkan oleh banyak pihak utamanya para Anggota Jaringan. Situs bphn dapat diakses melalui http://www.bphn.go.id.
Untuk membangun Sistem Informasi Hukum Nasional (Sisfokumnas), BPHN telah menyiapkan infrastruktur sebagai berikut :
1. Pemasangan Infrastruktur Jaringan Local Area Network/LAN (Intranet), antara lain :
- Ruang Server yang dilengkapi dengan 2 buah AC
- 1 (satu) buah Rack Server
- 2 (dua) unit Server, antara lain
- 1 (satu) Unit Web Server dengan spesifikasi :
Intel Xeon Processor 2Ghz, Memory
4 GB ECC DDR-SDR, HDD SCSI Hot Swap 4 x 146 GB, FDD 5,5”, Redudant Power Suplay.
- 1 (satu) Unit Database Server
- 13 Unit terminal komputer/Station untuk user
- 20 Unit terminal komputer/station untuk ruang training pengelola dokumentasi
- Pemasangan 3 buah Switch (untuk pembagian terminal kerja)
2. Instalasi Operating System Windows Server 2003 ( untuk Intranet ) dan Apache 2.0.
3. Installasi System Operasi FEDORA Core 2 (Red Hat LINUX)
4. Installasi Q-Mail
5. MySQL
6. PHP
7. Speedy Net : ISP ADSL (pemasangan Modem ADSL.

IV. PENUTUP

Pelaksanaan Otomasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di era globalisasi ini sangat penting sekali, namun tersedianya dana yang cukup dan dukungan pimpinan instansi sebagai penentu kebijakan akan sangat berarti untuk dapat terlaksananya pengelolaan dokumentasi yang baik.
Infrastruktur yang tersedia dengan telekomunikasi yang siap menjadikan informasi yang diharapkan tidak terbatas pada ruang dan waktu. Namun harus selalu diimbangi dengan muatan informasi yang akurat tentang peraturan perundang-undangan dan bahan hukum lainnya yang merupakan aset bahan dokumentasi.
Adanya Sumber Daya Manusia yang berkualitas, proporsional dan bertanggung jawab sebagai pelaksana pengelola dokumentasi dan informasi hukum menjadikan pengelolaan dokumentasi menjadi baik, tertib, teratur dan berkelanjutan.
Melalui otomasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam pengelolaan dokumentasi, maka lalu lintas informasi hukum ke anggota-anggota jaringan baik di pusat maupun daerah akan lancar, karena dapat terselenggara secara cepat.
Otomasi dengan Teknologi Informasi dan komunikasi hanyalah sebuah alat yang pada dasarnya tetap memerlukan manusia sebagai pelaksananya, artinya kemampuannya sangat tergantung kemampuan manusia yang mengoperasikannya. Karena itu tidak ada artinya suatu alat walaupun sedemikian canggihnya, tetapi tidak ada tenaga pengelolanya. Karena sebagaimana tujuannya, pelaksanaan otomasi dengan menggunakan teknologi informasi diharapkan dapat membawa kemudahan baik bagi pengelola dokumentasi maupun pengguna/pencari informasi.


Cisarua, 20 Juli 2006






DAFTAR PUSTAKA

1. Teknologi Informasi, Pilar Bangsa Indonesia Bangkit, Kementerian Kominfo, Jakarta, 2003

2. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan, Ikhwan Arif, Yogyakarta, 2003.

3. Undang-undang Nomor 10 tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan

4. Keputusan Presiden Nomor 91 Tahun 1999 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional.

-------------------------------