Oleh : Agus Widji, SH., MH .
A. Pendahuluan
Kemajuan teknologi diberbagai bidang kegiatan bembawa dampak yang positif bagi perkembangan teknologi informasi di era globalisasi saat ini. Khususnya di bidang teknologi informasi. banyak sekali bermunculan/ bertebaran dimana-mana teknologi canggih baik berupa perangkat keras maupun perangkat lunaknya yang menjanjikan bagi pemenuhan kebutuhan informasi. Informasi hukum yang lengkap, akurat, tepat sesuai dengan kebutuhkan serta cepat di dapat sangat diharapkan keberadaannya. . Sampai dengan saat ini informasi masih memegang peranan yang sangat penting di dunia, karena setiap kegiatan apapun juga pada awalnya selalu membutuhkan informasi. Tanpa diawali adanya informasi yang lengkap dan akurat, maka suatu kegiatan apapun juga akan menjadi buram/tidak jelas dan tentunya akan mendapatkan kesulitan. Tetapi apabila kegiatan tersebut tahu/menguasai informasi, maka untuk melangkah selanjutnya akan menjadi lebih mudah, bahkan bisa menguasi dunia.
Demikian pula dengan Informasi hukum sama pentingnya, karena tanpa adanya informasi hukum yang jelas dan pasti seseorang atau pihak yang berkepentingan akan mengalami kesulitan menemukan keadilan.
Pentingnya informasi hukum bagi kehidupan manusia di dunia mendorong orang atau berbagai kalangan/instansi khususnya pengelola Dokumentasi hukum untuk mengelola data/ dokumentasi yang dimiliki seperti peraturan perundang-undangan dan bahan hukum lainnya. Peraturan perundang-undangan merupakan suatu data yang banyak dicari dan dibutuhkan, karena selain pentingnya juga sebagai dasar untuk menjalankan kehidupan berbangsa dan bernegara.
Peraturan perundang-undangan dan bahan hukum lainnya tersebut keberadaannya perlu mendapatkan perhatian dan pengolahan secara khusus, karena selain masih tersebar di berbagai instansi.juga perlu penataan yang baik.
Dalam rangka mewujudkan suatu sistem pendayagunaan bersama peraturan perundang-undangan dan bahan dokumentasi hukum lainnya secara, tertib, terpadu dan berkesinambungan serta pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah, cepat, tepat, lengkap dan akurat maka diperlukan adanya suatu Database/teknologi informasi yang nantinya berfungsi sebagai bank data yang terolah dan terintegrasi dengan baik.
B. Data, Database dan Aplikasi
Data adalah suatu kumpulan kata, kalimat tulisan, pesan, sandi, gambar dll yang diolah sehingga menjadi informasi yang mengandung arti bagi penyampai maupun penerima pesan. Sedangkan yang dimaksud database adalah kumpulan data/file yang dikemas dalam pangkalan data secara elektronik dan disatukan kedalam program aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan sehingga data tersebut terintegrasi dengan baik, data yang telah disatukan ke program aplikasi disebut database.
Aplikasi adalah suatu program untuk mengolah dan membangun database atau pangkalan data. Program aplikasi sangat beraneka ragam, sebagaimana yang digunakan Badan Pembinaan Hukum Nasional sebagai Pusat Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional, yaitu :
- Tahun 1985 membangun aplikasi yang dinamakan /KHAIDAH/ (Khasanah Informasi Dan Anotasi Hukum), aplikasi ini digunakan untuk menyimpan dan mengolah pangkalan data indexing (katalog) peraturan perundang-undangan;
- Tahun 1994 menggunakan aplikasi Premise untuk mengolah dan membangun database naskah lengkap peraturan perundang-undangan tingkat pusat versi CD-ROM dan sampai saat ini selalu dikembangkan datanya sehingga tahun 2007 telah memasukan data peraturan perundang-undangan tingkat pusat dari tahun 1946 s/d 2006.
- Tahun 2003 BPHN telah membangun Grand Design Sistem Informasi Hukum secara elektronik yaitu berupa portal situs bphn.go.id. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mewujudkan system pangkalan data hukum berbasis jaringan internet. Situs bphn idialnya dapat memberikan kemudahan dan kecepatan akses public dalam memperoleh informasi hukum sebagaimana diharapkan oleh banyak pihak utamanya para Anggota Jaringan. Oleh karena itu BPHN berupaya secara konsisten mengisi data baru yang menjadi muatan situs.
- Tahun 2006 telah membangun aplikasi pola standar website untuk Anggota Jaringan, langkah ini dimaksudkan untuk menyeragamkan situs atau website seluruh Anggota JDIH dan pengelolaannya sepenuhnya diserahkan oleh masing-masing Anggota Jaringan. Pembangunan Pola Standar Website JDIH untuk Anggota Jaringan adalah merupakan hasil Rekomendasi Pertemuan Berkala JDIH baik di Pontianak tahun 2005 maupun di Padang tahun 2006 dan telah disetujui di Pertemuan Berkala tahun 2007 di Banjarmasin.
C. Teknik Pembuatan Database
Pengolahan dan pembuatan database peraturan perundang-undangan meliputi :
1. Pengumpulan Data
Proses melakukan kegiatan pengumpulan data artinya data yang diperoleh dikelompokkan menurut : jenis, nomor dan tahun peraturan.
2. Pengolahan Data
Proses pengolahan data dari hard copy ke soft copy artinya data yang diperoleh dari berbagai instansi kemudian diolah kedalam komputer dengan tahapan sebagai berikut :
a. Pengetikan data;
b. Pencetakan data;
c. Koreksi data yaitu mencocokkan keakurasian data dari hasil ketikan dengan dokumen aslinya;
d. Pembetulan kesalahan;
e. Pemberian tanda kunci penelusuran/pencarian pada setiap unsur-unsur peraturan (bentuk, nomor, tahun, tentang, dasar konsideran mengingat, status berlakunya peraturan);
3. Pemasukkan Data Kedalam Applikasi
Proses ini merupakan kegiatan memasukkan data kedalam bangunan database setelah data tersebut selesai diolah sesuai dengan ketentuan proses 1 dan proses ke 2. Proses ini meliputi :
a. Memasukkan data kedalam program aplikasi bangunan database;
b. Esembling database yaitu mengkaitkan seluruh proses akhir kegiatan pengolahan database.
4. Uji Coba dan Koreksi Data
a. Setelah seluruh langkah-langkah pengolahan data dan pembuatan database telah selesai dilaksanakan, maka kegiatan selanjutnya yaitu melakukan uji coba (Test) dan Koreksi Data (quality control) yaitu melakukan penelitian dan pengoreksian database yang telah selesai dikerjakan baik dari segi pemasukan datanya sampai dengan pencarian/penelusurannya data apakah sudah sesuai dengan yang direncanakan.
b. Membuat master database ke media CD-ROM;
c. Penggandaan CD-ROM untuk disebarluaskan.
D. Layanan Informasi Database Peraturan Perundang-undangan melalui CD-ROM
Pelayanan Informasi Hukum baik peraturan perundang-undangan maupun informasi hukum lainnya merupakan sarana informasi yang baku untuk menunjang semua aktivitas dan tingkat ilmu pengetahuan. Kemajuan informasi memaksa kita untuk selalu berupaya meningkatkan pelayanan dengan melalui suatu sistem yang lebih efisien dan efektif dengan melakukan perubahan pola pikir dari cara manual ke cara penyajian informasi secara otomasi.
Pelayanan dilihat dari segi kegiatan tidak ada standar atau nilai yang langsung dilihat dengan panca indera namun pelayanan merupakan suatu jasa sehingga susah untuk mengukur pelayanan yang baik dan hanya dapat dirasakan bagi individu yang memerlukan jasa pelayanan dimaksud.
Tugas tersebut bukanlah tugas yang ringan, mengingat keberhasilan suatu kegiatan yang selalu didasari oleh langkah-langkah dalam memberikan pelayanan yang prima, maka upaya-upaya mewujudkan pelayanan informasi hukum yang mudah, cepat, tepat, lengkap/akurat.
Mudah : mudah mendapatkan informasi hukum;
Cepat : cepat mendapatkannya bilamana diperlukan.
Tepat : menyajikan data tepat apa yang diinginkan.
Lengkap : data yang tersedia lengkap, untuk itu secara kontinyu datanya selalu di up date.
Untuk itu dengan adanya database peraturan perundang-undang maupun database lainnya setidaknya dapat melaksanakan kegiatan pelayanan informasi kepada masyarakat secara mudah, murah, cepat, tepat dan lengkap.
Data peraturan perundang-undangan yang termuat dalam Database CD-ROM dapat ditelusuri melalui beberapa cara, yaitu :
1. melalui bentuk (UU, PERPU, PP PERPRES, KEPPRES dan INPRES)
2. melalui nomor peraturan;
3. melalui tahun peraturan;
4. melalui tentang;
5. melalui kata, dan
6. lain-lain
dengan hanya tidak lebih dari 3 menit sudah mendapatkan data informasi yang dibutuhkan.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas tentunya ada beberapa aspek yang harus dipersiapkan, yaitu :
1. Sumber Daya Manusia (Brainware)
Sumber Daya Manusia (SDM) adalah merupakan ujung tombak untuk melaksanakan kegiatan dimaksud baik sebagai programmer maupun sebagai tenaga pelayanan informasi. Untuk mempersiapkan SDM yang memadai, dapat juga memanfaatkan tenaga yang ada yaitu dengan membekali pendidikan baik formal/non formal dibidang teknologi.
Selain itu SDM dimaksud harus dapat merumuskan suatu masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya sebagai programmer dan pelayan informasi, karena program yang dibangunya kemungkinan dikemudian hari ada masalah yang timbul baik segi pengoperasiannya maupun pemasukan datanya, dll.
2. Peralatan (Hardware/Software)
Dalam pengolahan dan pelayanan informasi hukum diperlukan peralatan yang canggih sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini.
3. Dana/Biaya yang dibutuhkan
Semua jenis kegiatan apapun harus didukung dengan anggaran yang cukup, karena tidak ada suatu kegiatan dapat terlaksana dengan baik tanpa tersedia dana yang memadai.
4. Sarana pendukung
Sarana pendukung seperti kertas, tinta, pita printer, diskette, plasdisk dan lain-lain tidak kalah pentingnya dengan ke tiga aspek tersebut di atas, karena tanpa sarana pendukng tersebut kegiatan tidak dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan.
E. Penutup
Untuk menghadapi Era Globalisasi dan melaksanakan PERPRES No. 1 Tahun 2007 serta mengantisipasi berlakunya Undang-undang tentang Kebebasan Memperoleh Informasi yang saat ini masih digodok di DPR. Sudah saatnya mulai sekarang kita memanfaatkan Teknologi Informasi untuk membangun Database naskah lengkap peraturan perundang-undangan baik secara on line maupun up line sebagai sarana penyebarluasan informasi hukum yang dapat diakses oleh siapapun secara mudah, cepat, tepat, lengkap tanpa dibata si ruang dan waktu.
